Cómo elegir un software de gestión para tu consulta de psicología

1. Que trate los datos como lo que son: datos de salud

Las notas de sesión, los diagnósticos y los consentimientos son datos de salud, una categoría especial según el artículo 9 del RGPD. Tú sigues siendo la responsable o el responsable de esos datos aunque estén en el programa de otra empresa: el proveedor actúa como encargado del tratamiento y tiene que firmar contigo un contrato que lo regule (artículo 28 del RGPD).

Antes de decidir, pide ver ese contrato y la lista de empresas con las que trabaja el proveedor (subencargados). Si no te lo enseñan sin pedirlo dos veces, ya tienes una respuesta.

• ¿Se guardan cifradas las historias clínicas?
• ¿Queda registrado quién abre cada historia?
• ¿Dónde están los servidores? ¿En la Unión Europea?
• ¿Cada profesional ve solo lo que le toca?

2. Que la facturación esté resuelta, no solo «incluida»

Si facturas con un programa, ese programa tendrá que cumplir VeriFactu (Real Decreto 1007/2023): cada factura registrada con una huella encadenada a la anterior. Pregunta si el programa ya lo cumple hoy o si «lo tendrá».

Además, mira los casos de tu día a día: facturar la sesión de un menor a nombre del padre o la madre, bonos de varias sesiones, conceptos que acepten los seguros, la exención de IVA de la psicoterapia sanitaria y un informe que puedas mandar a tu asesoría sin rehacerlo.

3. Que la agenda y los recordatorios vayan juntos

Una agenda que no envía recordatorios te obliga a seguir escribiendo mensajes uno a uno. Una que no conoce tu horario no puede ofrecer huecos en una web de reservas. Cuanto más conectados estén agenda, ficha del paciente y factura, menos datos copias a mano y menos errores.

4. Que puedas probarlo de verdad

Una demostración guiada enseña lo bonito. Pide una prueba en la que puedas meter tus pacientes reales, poner tu horario y emitir una factura de prueba. Así sabrás si te ahorra tiempo o si solo lo cambia de sitio.

5. Que salir sea tan fácil como entrar

Tus historias clínicas tienes que conservarlas al menos cinco años desde el alta de cada proceso asistencial (artículo 17 de la Ley 41/2002), y tu comunidad autónoma puede pedir más. Si cambias de programa, necesitas llevártelas completas. Pregunta cómo se exportan y en qué formato antes de entrar, no al salir.

6. Precio claro y sin permanencia

Compara el precio mensual con lo que te cuesta hoy el tiempo de gestión. Fíjate en si hay permanencia, si el precio sube por profesional o por paciente, y qué funciones quedan fuera del plan que vas a contratar.