Cómo organizar la agenda y las citas de tu consulta de psicología
Equipo de KHEO · Actualizada el
En resumen
Define un horario semanal fijo y decide qué parte se ofrece a pacientes nuevos; agenda las citas periódicas de una vez; bloquea con antelación vacaciones y formación; envía un recordatorio automático el día antes, y marca después de cada cita si el paciente vino. Así sabes cuántas sesiones se pierden y por qué.
Empieza por el horario, no por las citas
Tu agenda solo puede decirte qué está libre si sabe cuándo trabajas. Define tus tramos de cada día de la semana y separa los que ofreces a pacientes nuevos de los que reservas para seguimiento, urgencias o tareas administrativas.
Los días sueltos (médico, formación, vacaciones) no cambian tu horario: bloquéalos. Así no tienes que acordarte de volver a ponerlo como estaba.
Las citas periódicas, de una vez
La mayoría de los procesos terapéuticos tienen una cadencia: semanal, quincenal. Agendar la serie completa al principio te reserva el hueco y evita que se lo quede otra persona. Revisa cuántas citas salen y cuándo termina la serie antes de guardar.
Recordatorios: el día antes y sin escribirlos tú
Un recordatorio 24 horas antes da margen para avisar si no se puede venir y para que ofrezcas ese hueco a otra persona. Hecho a mano, por mensaje y uno a uno, es justo el tipo de tarea que se come el final del día.
Cuida qué dice: día, hora y lugar o enlace. Nada clínico: un aviso puede leerse en la pantalla de bloqueo de un móvil.
Reservas online sin perder el control
Una web de reservas solo debe ofrecer los huecos que tú quieres ofrecer. Si la cita entra como pendiente hasta que la confirmas, decides tú a quién atiendes; si además te llega un aviso, no se te pasa ninguna.
Mide las ausencias
Marca después de cada cita si el paciente vino o no. Sin ese dato no sabes si tienes un problema de ausencias ni si los recordatorios lo están resolviendo, y tampoco puedes aplicar con justicia tu política de cancelaciones.
Cómo lo hace KHEO
Lo anterior es lo que pide tu consulta o la normativa. Esto es lo que KHEO hace hoy para ayudarte con ello.
- Horario semanal por profesional, con tramos para la web de reservas o solo para el panel.
- Bloqueos de horas o días enteros, que dejan de ofrecerse en la web.
- Citas que se repiten (diarias, semanales, mensuales o a medida) creadas de una vez.
- Confirmación, recordatorio 24 horas antes y aviso de cambios por correo, automáticos.
- Web de reservas en la que la cita entra pendiente y te avisa en la campana.
- Tus citas también en Google Calendar, Apple Calendar u Outlook, con el paciente solo con iniciales.